Strategi Efektif Dalam Mengelola Proyek IT: Implementasi Metode Project Management di Perusahaan IT

Project Management IT (information technology) adalah proses merencanakan, mengelola, mengembangkan, dan mengendalikan proyek teknologi informasi. Kegiatan yang termasuk dalam proyek IT antara lain: pengembangan perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), aplikasi seluler,  sistem informasi, kecerdasan buatan/ AI (artificial intelligence), keamanan informasi, basis data, jaringan, dan masih banyak lagi.

Mengelola proyek IT adalah tantangan yang kompleks, mengingat sifat cepatnya perkembangan teknologi dan kebutuhan yang beragam dari perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan IT untuk menerapkan strategi efektif dalam mengelola proyek mereka. Salah satu pendekatan yang terbukti sukses adalah implementasi metode project management. 

Artikel ini akan menjelaskan pentingnya penggunaan project management di perusahaan IT, siapa saja yang ada di project management, keahlian yang harus dimiliki, dan tahapan project management di perusahaan IT. Disini juga kita akan membahas penerapan project management di Radya Digital bersama Hizkia Setiadi (Program Manager Radya Digital) dan Nurul Fitri (Program Manager Radya Digital). 

Pentingnya Penggunaan Project Management di Perusahaan IT

Di dalam industri IT, proyek-proyek cenderung memiliki kompleksitas yang tinggi dan melibatkan banyak pemangku kepentingan yang berbeda. Penggunaan project management membantu perusahaan IT untuk mengelola proyek-proyek mereka dengan lebih terstruktur dan terorganisir. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa penggunaan project management sangat penting di perusahaan IT:

• Proyek menjadi lebih efektif dan efisien
  Karena memiliki metodologi sendiri, pendelegasian menjadi lebih jelas. Dalam sisi pengerjaannya, proyek menjadi lebih efisien & efektif. "Sehingga project yang sedang berjalan tersebut dapat dipastikan sesuai dengan proposal awal" ucap Nurul
• Mengurangi resiko saat pengerjaan
  Karena ada strategi untuk setiap sprint plannya, suatu proyek jadi memiliki skala prioritas. Resiko proyek berjalan telat akan dapat diminimalisir.
• Memudahkan pekerjaan setiap unit divisi
  Project management memiliki master data, yang memudahkan pekerjaan setiap unit menjadi lebih jelas.
• Memudahkan untuk memantau kemajuan proyek
  Terdapat listing card yang memberikan notifikasi terus hingga pekerjaan selesai dikerjakan. Ini akan memudahkan Project Manager dalam memantau kemajuan proyek. "Kita bisa tau progress pekerjaan masing-masing unit" ujar Hizkia

Siapa Saja yang Terlibat dan Keahlian Apa yang Harus Dimiliki?

Project Management di perusahaan IT melibatkan berbagai peran yang berbeda, dan setiap peran memiliki keahlian khusus yang dibutuhkan untuk menjalankan proyek dengan sukses. Berikut adalah beberapa peran yang umum terlibat dalam manajemen proyek IT dan keahlian yang diperlukan untuk masing-masing peran tersebut:

• Project Manager (PM)
  Manajer Proyek adalah orang yang bertanggung jawab penuh atas kesuksesan proyek. Mereka harus memiliki keahlian dalam perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan pemantauan proyek. Project Manager harus memiliki kemampuan menyelesaikan masalah, komunikasi klien dan tim, manajemen tim, manajemen waktu, manajemen budget dan mengelola perubahan.
• Analyst
  Analyst berperan dalam mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan bisnis untuk proyek IT. Mereka bertindak sebagai penghubung antara tim pengembangan dan pengguna akhir. Seorang analyst perlu memiliki kemampuan menganalisis bisnisnya, breakdown lebih detail, dan mengetahui kebutuhan proyek.
• Software Developer
  Software Developer adalah orang yang bertanggung jawab untuk membuat atau mengembangkan solusi perangkat lunak untuk proyek IT. Mereka harus memiliki pemahaman yang kuat tentang bahasa pemrograman, kerangka kerja (framework), dan teknologi yang relevan dengan proyek. “Seorang Software Developer perlu mengikuti perkembangan teknologi terbaru. Sehingga teknologi pada aplikasi yang dikerjakan, life cycle nya bisa bertahan lebih lama” ungkap Hizkia.
• Designer
  Desainer akan merancang antarmuka pengguna (user interface) dan menghasilkan desain visual yang menarik dan fungsional untuk solusi perangkat lunak yang akan dikembangkan. Seorang desainer perlu menguasai UI UX dan mampu mendeskripsikan core bisnis menjadi suatu desain.
• Tester (QA)
  Unit ini bertanggung jawab untuk memastikan kualitas dan fungsionalitas solusi perangkat lunak sebelum dirilis.  Seorang tester harus memiliki keahlian dalam merencanakan dan melaksanakan uji coba, serta pemahaman yang baik tentang metode pengujian dan alat pengujian yang relevan. “Tester perlu mengetahui skenario positif dan negatif dari suatu fitur. Selain itu mereka juga harus mengikuti perkembangan zaman dalam penggunaan software tester (automation testing menggunakan regresi)” tegas Nurul.

Tahapan Project Management di Perusahaan IT

Dalam mengerjakan suatu proyek, terdapat beberapa tahapan proses yang akan dilalui. Tahapan project management yang terstruktur dan terorganisir dengan baik dapat membantu perusahaan IT dalam mengelola proyek dengan lebih efisien, mengatasi risiko, dan mencapai tujuan yang ditetapkan. Berikut adalah tahapan-tahapannya:

Gambar Tahapan Project Management

Inisiasi

Pada tahap awal ini, biasanya perusahaan IT dan client akan melakukan meeting awal yang membahas kebutuhan seputar proyek seperti: tujuan proyek, ruang lingkup proyek, waktu pengerjaan, dll. “Di Radya Digital biasanya kita akan meeting requirement dulu, gali dulu kebutuhan klien. Metodenya juga ditentukan disitu, apakah klien menginginkan menggunakan metode Waterfall, Agile atau metode lainnya. Kalau klien belum menentukan metodenya, biasanya tim Radya Digital akan menawarkan metode yang sesuai dengan kebutuhan project” imbuh Hizkia.

Perumusan Strategi

Bila kebutuhan dari klien sudah didapatkan, langkah berikutnya masuk ke perumusan strategi. Pada tahap ini, manajer proyek akan merumuskan strategi yang diperlukan dalam proyek, seperti detail proyek, timeline, total waktu pengerjaan proyek, sumber daya yang dibutuhkan, dll.

“Biasanya di Radya Digital kita infokan juga ke klien fitur-fitur dan detail dari project yang akan dikerjakan, prosesnya berapa lama, timeline, dll. Setelah itu tim kita akan kalkulasi, lalu semuanya kita summarize dalam bentuk proposal. Di proposal tersebut juga akan terlihat total waktu pengerjaan project nya. Saat perumusan strategi ini, kita akan sesuaikan dengan sumber daya yang ada di internal Radya Digital. Teknologi yang dipakai seperti apa, dan ketersediaan developer nya” jelas Hizkia

Pelaksanaan

Setelah hasil dari perumusan strategi disepakati oleh klien, langkah selanjutnya adalah masuk ke pelaksanaan. Tahap ini merupakan proses terpanjang dari rangkaian tahapan project management. Penerapannya sendiri berbeda-beda tergantung jenis proyek dan perusahaan IT yang mengerjakan proyek. Di Radya Digital menggunakan 5 proses pelaksanaan project management yang terdiri dari design sprint, implementasi, SIT, UAT, dan publish. Berikut penjelasan lengkapnya:

Gambar Pelaksanaan Project Management Radya Digital

• Design Sprint
  Tahap pertama dalam pelaksanaan project management di Radya Digital diwali dengan proses design sprint. Di design sprint ini kita akan mereview ulang kebutuhan klien, kemudian menuangkannya dalam bentuk mockup yang sudah sampai level Hi-Fi (high fidelity) atau yang biasa disebut prototype. Hi-Fi ini nantinya akan diberikan ke klien untuk kebutuhan feedback, apakah sudah sesuai dengan keinginan klien atau belum. “Karena Hi-Fi ini sebenarnya sudah merepresentasikan fitur dalam project yang akan kita buat” tutur Nurul.

• Implementasi
  Setelah design phase disetujui, masuk ke proses implementasi. Sebagai contoh bila proyek yang dikerjakan adalah web base, perlu ada implementasi dari design tersebut ke web nya. Tahap ini biasanya dinamakan tahap development. Di tahap ini, tim Radya Digital juga akan selalu memberikan update progress rutin setiap dua minggu sekali atau sesuai dengan kesepakatan.

• SIT (System Integration Testing)
  Lanjut ke tahap berikutnya terdapat SIT (System Integration Testing). SIT dilakukan dengan deployment ke environment client. Apabila klien tidak memiliki environment test sendiri, Radya Digital akan menyediakannya. “Karena aplikasi itu sebelum dipublikasikan, kita ada yang namanya environment test, untuk sementara melihat dan mencoba aplikasi secara internal sebelum di publikasikan. Environment test ini biasanya sudah mencerminkan kondisi di production” jawab Nurul.

• UAT (User Acceptance Test)
  Apabila semua sudah dikerjakan dan tahapan di design sprint sudah selesai dilaksanakan, proses berikutnya adalah UAT (User Acceptance Test) keseluruhan dari awal sampai akhir. Di tahap ini, user akan melakukan percobaan/ tes langsung terhadap proyek yang dibuat. Biasanya pada tahap ini, seluruh fitur yang telah dikerjakan di proyek sudah sesuai dengan spesifikasi awal.

• Publish
  Setelah UAT dinyatakan lolos, akan dilakukan deployment ke environment production atau biasa disebut dengan publish. Di tahap ini, semua orang yang memiliki hak akses sudah bisa melihat dan menggunakan aplikasi yang dibuat. 

Pengawasan

Setelah proses deployment ke environment produksi selesai dikerjakan, aplikasi sudah dapat digunakan oleh semua orang yang memiliki akses. Sebenarnya pada tahap ini aplikasi sudah berjalan dengan normal. Di tahap ini perusahaan akan memberikan garansi sesuai dengan kesepakatan. “Di Radya Digital biasanya kita kasih garansi free sekitar satu sampai dua bulan, atau tambahan garansi sesuai dengan persetujuan awal” sahut Hizkia.

Penutupan

Pada proses terakhir, akan dilakukan penutupan proyek. Pada tahap ini sebuah proyek sudah dapat dikatakan selesai. Penutupan proyek dilakukan untuk memastikan bahwa semua pekerjaan di dalam proyek sudah selesai dan disepakati oleh klien. “Setelah garansi disepakati, akan diberikan BAST (Berita Acara Serah Terima) kepada client” timpal Hizkia.

Kesimpulan

Implementasi metode project management di perusahaan IT sangat penting untuk mengelola proyek dengan efektif. Penggunaan project management membantu proyek IT menjadi lebih efisien, mengurangi risiko, memudahkan pekerjaan tim, dan memantau kemajuan proyek. Peran yang terlibat dalam project management termasuk Project Manager, Analyst, Software Developer, Designer, dan Tester, masing-masing dengan keahlian khusus. Tahapan project management meliputi inisiasi, perumusan strategi, pelaksanaan (termasuk design sprint, implementasi, SIT, UAT, dan publish), pengawasan, dan penutupan proyek. Dengan strategi ini, perusahaan IT dapat meningkatkan kesuksesan proyek dan memastikan kepuasan klien.

Radya Digital yang merupakan konsultan jasa teknologi dan informasi dengan solusi pengembangan perangkat lunak (software), telah berpengalaman selama lebih dari 12 tahun dalam mengelola proyek IT menggunakan project management. Untuk konsultasi lebih lanjut dapat menghubungi tim kami di link ini.